10. Instrumentos de Gestión de Información Pública

¿Qué son los instrumentos de gestión información pública?

Los instrumentos de gestión de información son una de las principales disposiciones que introduce la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional (Ley 1712 de 2014), promulgada en marzo de 2014 la cual tiene como objetivo regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.

Este derecho está consagrado en los artículos 20 y 74 de la Constitución Política de Colombia. El primero de estos establece el derecho a buscar y recibir información y el segundo, indica que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la Ley.

Adicionalmente, el artículo 233 de la Constitución establece el derecho de toda persona a presentar solicitudes a las autoridades públicas, dentro de las que se encuentran las peticiones de documentos o de información.

Para el caso de la información que reposa en las notarías señala el artículo 114 del estatuto notarial que cualquier persona podrá consultar los archivos notariales con el permiso y bajo la vigilancia del notario o de personas autorizadas por este.

Teniendo en cuenta lo anterior la Notaria única de Sabana de Torres como garante de la fe pública ha implementado instrumentos que permitan el acceso de la información pública, salvo de aquella que sea reservada y clasificada.

A continuación, encontrara las respectivas actas notariales por medio de las cuales se adoptaron los instrumentos de Gestión de la información y el manual de políticas y procedimientos para la protección de datos personales.

ActaContenidoEnlace
Acta 01 del 2020Por medio del cual se adoptan los instrumentos de Gestión de la información públicaClic aquí
Acta 02 del 2020Por medio del cual se adopta el manual de políticas y procedimientos para la protección de datos personales.Clic aquí

El Registro activo de la información es el elemento de información que cada notaria recibe o produce en el ejercicio de sus funciones. Incluye la información que se encuentra presente en forma impresa, escrita en papel, transmitida por cualquier medio electrónico o almacenada en equipos de cómputo, incluyendo datos contenidos en registros, archivos, bases de datos, videos e imágenes.
En este contexto la Notaria Única de Sabana de Torres tiene a su disposición el Registro de Activos de la información, el cual puede consultar AQUÍ:

El Índice de Información Clasificada y Reservada es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en este caso por la Notaria Única de Jardín, la cual ha sido calificada como clasificada o reservada.

  •  Información pública clasificada: Es aquella información que, estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley.
  • Información pública reservada: Es aquella información que, estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley.

A continuación, se presenta el documento que contiene el listado de la información clasificada como reservada y/o clasificada en la Notaria Única de Jardín de acuerdo a lo estipulado en la Ley 1712 del 2014 (Ley de transparencia):

DescripciónVínculoFecha de publicación
Índice de información clasificada y/o reservadaClic aquí20/10/2020

El Esquema de Publicación de Información es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva de la información previsto en el artículo 3° de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma.
Ahora este despacho fedatario se permite a través de archivo descargable dar a conocer a los usuarios la lista de información mínima publicada. Descargue aquí.

A continuación, encontrará habilitado un espacio en el que podrá darnos a conocer su opinión acerca de la publicación de los datos abiertos de la Notaria Única de Sabana de Torres y sobre cuál le gustaría profundizar. [INGRESA AQUÍ]

A continuación, encontrará el acta notarial por medio de las cuales se adoptó el esquema de Gestión de la información.

ActaContenidoEnlace
Acta 01 del 2020Por medio del cual los instrumentos de Gestión de la información públicaClic aquí

La Notaria Única Jardín se permite informar que actualmente se encuentra diseñando y desarrollando el Programa de Gestión Documental, el cual está conformado por ocho (8) procesos de gestión documental, a saberse:

⦁ Planeación,
⦁ Producción,
⦁ Gestión y trámite,
⦁ Organización,
⦁ Transferencias,
⦁ Disposición,
⦁ Preservación,
⦁ Valoración;

La Notaria Única Jardín se permite informar que actualmente se encuentra diseñando y desarrollando las tablas de retención documental.

La Notaria Única Jardín se permite informar a la ciudadanía que en la actualidad no se han efectuado publicaciones de interés, ahora una vez se tenga a disposición ejemplar se publicaran previo los trámites legales pertinentes.

La Notaria Única Jardín informa a los usuarios que el costo de las copias de los documentos que pretenda reproducir a fin de obtener información pública será de la siguiente manera:

Copias simples de documentos que reposen en el protocolo por 1 cara
TamañoB y NColor
Carta$729 + IVA$729 + IVA
Oficio$729 + IVA$729 + IVA

Este despacho con el propósito de brindar información de interés se permite entregar a la ciudadanía un análisis cualitativo y cuantitativo de las peticiones presentadas desde el año 2009 hasta la fecha. Veamos:

Lo anterior quiere decir que desde el año 2009 hasta la actualidad 28 ciudadanos han utilizado el derecho de petición para solicitar información de su interés, adicionalmente también es preciso mencionar que el año en que más hicieron peticiones fue en el 2016 y los años en que no se efectuaron peticiones fue el 2010, 2011, 2019, 2020.

Es importante resaltar que a la fecha los usuarios no han instaurado alguna queja, denuncia o reclamo respecto a la obtención de la información que administra la Notaria Única Jardín.

Por otra parte, se tiene que las instituciones públicas y privadas han efectuado requerimientos de su interés y al respecto tenemos las siguientes cifras y gráficas:

De lo anterior podemos concluir que las entidades públicas y/o privadas han efectuado 294 solicitudes de información desde el 2004 a la actualidad. El año en que se realizaron más solicitudes fue en el 2015 y el que no se efectuaron fueron en el 2005, 2006.  

La eliminación es un procedimiento realizado dentro de la gestión de documentos, que consiste en la destrucción de series documentales que, tras el proceso de valoración documental, no han sido consideradas de valor permanente. Al ser un procedimiento irreversible, es de vital importancia que se realice de forma segura y regulada, sin que exista discrecionalidad en la decisión de eliminación ni en los plazos o métodos que se sigan para su ejecución.

En el anterior contexto, la Notaria Única Jardín informa que a la fecha no tiene documentos que deban surtir el procedimiento de eliminación.

El inventario documental de archivos es el proceso de descripción de la información contenida en los archivos y fondos documentales, con el fin de garantizar de forma precisa la recuperación y el acceso a la información y su consulta.

Al respecto, la Notaria Única Jardín se permite informar a los usuarios que actualmente se encuentra en la elaboración del inventario documental de archivos y una vez se haya efectuado se procederá a la publicación del respectivo informe.

La Notaria Única Jardín se permite informar a los usuarios que actualmente se encuentra en la elaboración del cuadro de clasificación documental y una vez se haya efectuado se procederá a la publicación del respectivo soporte.

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